POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD DE NÚCLEO URBANO

1. Identificación del responsable

Núcleo Urbano es una plataforma digital, comunidad y ecosistema de visibilidad artística perteneciente y operado por HitLive Healthy Business S.A.S., sociedad identificada con NIT 900825983-0, con domicilio principal en KM 5 vía Chipaya, Colinas de Miravalle, Casa 14 E, Jamundí, Valle del Cauca, Colombia.

Para efectos de la legislación sobre protección de datos personales, HitLive Healthy Business S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento de la información recopilada a través de:

• El sitio web nucleourbano.co.
• Sus subdominios, módulos, formularios y aplicaciones.
• La comunidad y red social de Núcleo Urbano.
• Formularios de registro y participación.
• Convocatorias, rankings, audiciones, encuentros y eventos.
• Comunicaciones por correo electrónico, mensajería o redes sociales.
• Herramientas de asistencia, automatización o inteligencia artificial integradas a la plataforma.
• Actividades presenciales, híbridas o digitales organizadas por Núcleo Urbano.

Los titulares podrán comunicarse con el Responsable del Tratamiento a través de:

Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Teléfono: +57 318 3122861
Dirección: KM 5 vía Chipaya, Colinas de Miravalle, Casa 14 E, Jamundí, Valle del Cauca, Colombia.

2. Objeto de la política

La presente Política establece los principios, finalidades, derechos, procedimientos y medidas aplicables al tratamiento de los datos personales de visitantes, usuarios registrados, artistas, fans, empresarios, aliados, patrocinadores, representantes, proveedores, participantes en convocatorias y asistentes a actividades de Núcleo Urbano.

La Política se aplica a la información recopilada por medios digitales, formularios, redes sociales, correo electrónico, llamadas, eventos, audiciones, encuentros, campañas, alianzas y cualquier otro canal autorizado por Núcleo Urbano.

3. Marco general y principios

El tratamiento de datos personales se realizará de acuerdo con la legislación colombiana aplicable y bajo los principios de:

1. Legalidad.
2. Finalidad legítima e informada.
3. Libertad y autorización.
4. Veracidad o calidad.
5. Transparencia.
6. Acceso y circulación restringida.
7. Seguridad.
8. Confidencialidad.
9. Necesidad y proporcionalidad.
10. Respeto por los derechos prevalentes de niños, niñas y adolescentes.

Núcleo Urbano no venderá bases de datos personales ni comercializará información que permita identificar directamente a sus usuarios.

4. Información que podemos recopilar

Dependiendo del tipo de usuario, interacción y servicio utilizado, Núcleo Urbano podrá recopilar las siguientes categorías de información.

4.1. Datos de identificación

• Nombres y apellidos.
• Nombre artístico.
• Nombre de usuario.
• Tipo y número de identificación, cuando sea necesario.
• Fecha de nacimiento o rango de edad.
• Fotografía de perfil.
• Firma o aceptación electrónica.
• Datos del representante legal, manager o representante de una agrupación.

4.2. Datos de contacto

• Dirección de correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Ciudad, departamento y país.
• Dirección postal, cuando resulte necesaria.
• Enlaces a redes sociales, sitios web o plataformas musicales.
• Canales de contacto profesional.

4.3. Información del perfil artístico o profesional

• Biografía.
• Género musical.
• Ciudad de origen, residencia o desarrollo artístico.
• Integrantes de una agrupación.
• Trayectoria, experiencia, logros y reconocimientos.
• Fotografías, videos, audios, canciones, portadas, logos y material audiovisual.
• Enlaces a plataformas de streaming.
• Publicaciones, comentarios e interacciones.
• Disponibilidad para actividades, audiciones o eventos.
• Información proporcionada para convocatorias.
• Preferencias, intereses y objetivos profesionales.

4.4. Información de fans y comunidad

• Artistas seguidos.
• Acciones de “Ser Fan”.
• Reacciones, comentarios, publicaciones y demás interacciones.
• Participación en rankings, votaciones, encuestas o actividades.
• Reportes sobre contenido o usuarios.
• Preferencias musicales y de contenido.

4.5. Información de empresarios, aliados y patrocinadores

• Empresa, entidad o marca representada.
• Cargo.
• Sector o actividad económica.
• Intereses de contratación, patrocinio, publicidad o alianzas.
• Información comercial y de contacto profesional.
• Solicitudes, reuniones, propuestas o comunicaciones.

4.6. Información de convocatorias y eventos

• Convocatoria en la que participa.
• Ciudad seleccionada.
• Fecha y estado de inscripción.
• Cumplimiento de requisitos.
• Posición en rankings.
• Número de Fans válidos.
• Resultado de verificaciones.
• Asistencia a conferencias, audiciones, encuentros o premiaciones.
• Autorizaciones de imagen y participación.
• Información logística necesaria para el evento.

4.7. Datos técnicos y de navegación

• Dirección IP.
• Tipo de dispositivo.
• Sistema operativo.
• Navegador.
• Idioma.
• Zona horaria.
• Identificadores de sesión.
• Fechas y horas de acceso.
• Historial de inicio de sesión.
• Páginas visitadas.
• Clics, búsquedas e interacciones.
• Información sobre errores y rendimiento.
• Cookies y tecnologías similares.
• Ubicación aproximada derivada de la dirección IP o autorizada por el dispositivo.

Núcleo Urbano no recopilará ubicación precisa o en tiempo real sin informar previamente al usuario y obtener la autorización correspondiente.

4.8. Datos de comunicaciones y soporte

• Consultas enviadas.
• Solicitudes de soporte.
• Reportes o denuncias.
• Respuestas a formularios.
• Comunicaciones por correo electrónico o mensajería.
• Calificaciones de servicio.
• Evidencias relacionadas con investigaciones por fraude o incumplimiento.

4.9. Información de pagos

Cuando Núcleo Urbano ofrezca productos, servicios, publicidad, boletería, membresías o actividades pagadas, podrá tratar:

• Identificación del comprador.
• Producto o servicio adquirido.
• Valor y moneda.
• Estado de la transacción.
• Fecha del pago.
• Referencia generada por la pasarela.
• Información de facturación.

Los datos completos de tarjetas o medios financieros serán procesados directamente por las pasarelas de pago correspondientes. Núcleo Urbano no almacenará códigos de seguridad ni información financiera que no sea necesaria para verificar o soportar la transacción.

5. Origen de la información

Los datos podrán ser obtenidos:

1. Directamente del titular.
2. Del representante de una agrupación o proyecto artístico.
3. Del padre, madre, tutor o representante legal de un menor de edad.
4. Mediante la actividad del usuario en la plataforma.
5. A través de integraciones autorizadas con redes sociales u otros servicios.
6. De fuentes públicas o de información que el propio titular haya hecho manifiestamente pública.
7. De aliados o entidades organizadoras, cuando exista autorización o fundamento legal.
8. Mediante cookies, registros técnicos y herramientas analíticas.
9. De reportes realizados por otros usuarios.
10. De procesos de verificación de identidad, seguridad, fraude o cumplimiento.

Quien proporcione datos personales de un tercero declara que cuenta con autorización suficiente para hacerlo.

6. Perfiles públicos e información visible

Núcleo Urbano funciona como una comunidad de visibilidad artística. Por esta razón, parte de la información incluida en los perfiles puede ser pública.

Dependiendo de las configuraciones y del tipo de perfil, podrán ser visibles:

• Nombre artístico o nombre de usuario.
• Fotografía.
• Ciudad.
• Biografía.
• Género musical.
• Publicaciones.
• Enlaces artísticos.
• Fotografías, audios y videos.
• Número de Fans.
• Posición en rankings.
• Participación en convocatorias.
• Comentarios e interacciones públicas.

El usuario deberá evitar publicar información privada, financiera, médica, familiar o de localización que no desee hacer pública.

La publicación voluntaria de información en un perfil público permite que otros usuarios puedan verla, compartir el enlace del perfil o interactuar con ella. Esto no autoriza a terceros para utilizarla ilegalmente, suplantar al titular, acosarlo, crear bases de datos no autorizadas o explotar comercialmente su imagen o contenido.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades.

7.1. Registro y administración de cuentas

• Crear y administrar cuentas.
• Verificar identidad, edad y tipo de perfil.
• Autenticar accesos.
• Recuperar cuentas.
• Mantener actualizada la información.
• Prevenir suplantaciones y accesos no autorizados.

7.2. Operación de la comunidad

• Publicar y mostrar perfiles.
• Facilitar publicaciones e interacciones.
• Permitir la función “Ser Fan”.
• Mostrar estadísticas, seguidores y actividad.
• Facilitar conexiones entre artistas, fans, empresarios y aliados.
• Recomendar perfiles, contenidos, ciudades o actividades.
• Administrar grupos, comunidades y espacios de interacción.

7.3. Convocatorias, rankings y audiciones

• Recibir y validar inscripciones.
• Comprobar el cumplimiento de requisitos.
• Asignar la ciudad de participación.
• Construir rankings nacionales y locales.
• Contabilizar Fans válidos.
• Detectar registros duplicados o comportamientos irregulares.
• Auditar interacciones.
• Definir clasificados, listas de espera y participantes.
• Comunicar resultados preliminares y oficiales.
• Coordinar audiciones, conferencias, encuentros y actividades.
• Conservar trazabilidad y evidencia de los resultados.

7.4. Promoción y visibilidad artística

• Destacar perfiles y proyectos.
• Compartir publicaciones en canales oficiales.
• Realizar entrevistas, notas o contenidos editoriales.
• Mencionar a los participantes.
• Promover convocatorias y actividades.
• Mostrar artistas en portadas, rankings o selecciones editoriales.
• Comunicar historias, resultados y logros.

La utilización de contenido para campañas comerciales ajenas a la promoción ordinaria de la plataforma requerirá una autorización o acuerdo adicional cuando corresponda.

7.5. Comunicaciones

• Enviar notificaciones operativas.
• Confirmar registros e inscripciones.
• Informar sobre cambios de cuenta.
• Comunicar resultados.
• Enviar alertas de seguridad.
• Responder solicitudes.
• Informar sobre eventos, convocatorias, contenidos y oportunidades.
• Enviar newsletters y comunicaciones promocionales previamente autorizadas.

El usuario podrá retirar su autorización para comunicaciones comerciales sin afectar los mensajes indispensables para administrar su cuenta, seguridad o participación vigente.

7.6. Publicidad, patrocinios y sostenibilidad

• Mostrar anuncios y contenidos patrocinados.
• Segmentar anuncios con base en criterios generales como ciudad, ubicación aproximada, intereses, tipo de perfil, palabras clave o actividad.
• Medir alcance, impresiones, clics y rendimiento.
• Elaborar reportes agregados para anunciantes y patrocinadores.
• Evitar la repetición excesiva de anuncios.
• Prevenir fraude publicitario.

Los reportes entregados a anunciantes deberán ser agregados o anonimizados, salvo que el usuario haya autorizado expresamente otra modalidad de contacto.

7.7. Análisis y mejora

• Analizar el uso de la plataforma.
• Medir crecimiento, participación y retención.
• Mejorar funcionalidades y experiencia.
• Realizar estudios estadísticos.
• Corregir errores.
• Diseñar nuevos servicios.
• Evaluar el impacto de convocatorias y actividades.

7.8. Seguridad y cumplimiento

• Detectar cuentas falsas, bots y automatizaciones.
• Prevenir compra o manipulación de Fans.
• Investigar reportes.
• Moderar contenido.
• Aplicar los Términos de Uso.
• Proteger a los usuarios.
• Atender requerimientos judiciales o administrativos.
• Defender derechos de Núcleo Urbano o de terceros.
• Conservar evidencia ante posibles controversias.

7.9. Finalidades administrativas y legales

• Gestionar proveedores y aliados.
• Cumplir obligaciones contables, fiscales y contractuales.
• Elaborar facturación.
• Gestionar reclamaciones.
• Conservar registros exigidos por la ley.
• Atender auditorías y autoridades competentes.

8. Rankings, métricas y análisis de fraude

Los rankings podrán ser calculados con base en métricas como:

• Número de artistas validados por ciudad.
• Número de Fans válidos.
• Actividad del perfil.
• Cumplimiento de requisitos.
• Fecha de inscripción o momento en que se alcanzó una métrica.
• Criterios específicos establecidos en cada convocatoria.

Los rankings visibles pueden ser preliminares. Núcleo Urbano podrá revisar cuentas, interacciones, direcciones IP, dispositivos, patrones de actividad, duplicidades y demás señales razonables para detectar manipulación.

Las herramientas automáticas podrán ayudar a identificar comportamientos sospechosos. Sin embargo, las decisiones oficiales de descalificación, eliminación de interacciones o suspensión podrán ser revisadas por el equipo responsable cuando el usuario presente una reclamación sustentada.

9. Herramientas de inteligencia artificial

Núcleo Urbano podrá utilizar asistentes o herramientas de inteligencia artificial para:

• Orientar a los usuarios.
• Responder preguntas frecuentes.
• Recomendar contenidos o actividades.
• Apoyar la organización de información.
• Clasificar solicitudes.
• Detectar posibles incumplimientos.
• Facilitar la creación o mejora de textos.
• Analizar tendencias de forma agregada.

Las conversaciones con estas herramientas podrán ser procesadas por proveedores tecnológicos bajo obligaciones de privacidad y seguridad.

El usuario no deberá introducir información sensible, datos financieros, contraseñas, documentos reservados ni información de terceros que no esté autorizado para compartir.

Núcleo Urbano no garantiza que las respuestas generadas automáticamente sean siempre completas o exactas. Las decisiones artísticas, comerciales, legales o profesionales deberán ser evaluadas por el usuario.

10. Datos sensibles

Núcleo Urbano evitará solicitar datos sensibles salvo que sean necesarios para una finalidad legítima, específica y previamente informada.

La respuesta a preguntas relacionadas con datos sensibles será facultativa. Cuando su tratamiento sea necesario, se solicitará autorización explícita y se aplicarán medidas de seguridad reforzadas.

No se utilizarán datos sensibles para segmentar publicidad de forma que pueda producir discriminación.

11. Niños, niñas y adolescentes

Núcleo Urbano reconoce que en el sector artístico pueden participar adolescentes y proyectos integrados por menores de edad.

Los menores de dieciocho años solo podrán crear una cuenta, participar en convocatorias, publicar contenido o asistir a actividades cuando cuenten con la autorización de su padre, madre, tutor o representante legal.

No se permite el registro autónomo de menores de doce años. Cuando excepcionalmente participe una persona menor de doce años, la cuenta y el tratamiento de sus datos deberán ser administrados directamente por su representante legal.

Para adolescentes entre catorce y diecisiete años se podrá exigir:

• Autorización verificable del representante legal.
• Información de contacto del representante.
• Confirmación de participación en convocatorias.
• Autorización específica para uso de imagen.
• Autorización para audiciones, viajes o actividades presenciales.
• Acompañamiento de un adulto cuando la organización lo determine.

Las opiniones del menor serán consideradas de acuerdo con su madurez, sin perjuicio de la autorización y responsabilidad de su representante.

No deberán publicarse direcciones residenciales, datos escolares, rutinas, ubicación precisa, documentos de identidad u otra información que pueda poner en riesgo al menor.

Si Núcleo Urbano identifica una cuenta de un menor creada sin las autorizaciones necesarias, podrá restringirla, solicitar validación adicional o eliminarla.

12. Autorización para el tratamiento

Al registrarse, participar en una convocatoria, completar un formulario o utilizar una función que requiera datos personales, el titular autoriza el tratamiento para las finalidades informadas.

La autorización podrá obtenerse mediante:

• Casilla de aceptación.
• Firma física o electrónica.
• Formulario.
• Grabación.
• Correo electrónico.
• Confirmación del representante legal.
• Conducta inequívoca que permita concluir razonablemente que la autorización fue otorgada.

Núcleo Urbano conservará evidencia de las autorizaciones cuando sea exigible.

13. Encargados, proveedores y terceros

Núcleo Urbano podrá compartir o permitir el acceso limitado a información con proveedores que presten servicios como:

• Alojamiento e infraestructura.
• Almacenamiento en la nube.
• Correo electrónico y mensajería.
• Analítica.
• Seguridad.
• Soporte técnico.
• Gestión de eventos.
• Formularios.
• Procesamiento de pagos.
• Publicidad digital.
• Automatización.
• Inteligencia artificial.
• Producción audiovisual.
• Asesoría profesional.

Estos proveedores actuarán bajo instrucciones de Núcleo Urbano, acuerdos de confidencialidad o condiciones contractuales de protección de datos.

También podrá suministrarse información:

1. A autoridades competentes.
2. En cumplimiento de una orden judicial.
3. Para proteger derechos o prevenir fraude.
4. A terceros autorizados por el titular.
5. A aliados de una actividad específica, cuando el usuario haya sido informado.
6. En procesos de reorganización, fusión, adquisición o transferencia de activos, aplicando medidas de protección y continuidad.

Núcleo Urbano no entregará a patrocinadores una lista identificable de usuarios para marketing directo sin autorización previa.

14. Transmisiones y transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos podrán almacenar o procesar información fuera de Colombia.

Cuando exista transmisión o transferencia internacional de datos, Núcleo Urbano procurará utilizar proveedores que ofrezcan medidas razonables de seguridad y celebrará los acuerdos o adoptará los mecanismos exigidos por la legislación aplicable.

15. Cookies y tecnologías similares

Núcleo Urbano podrá utilizar cookies y tecnologías similares para:

• Mantener sesiones.
• Recordar preferencias.
• Proteger cuentas.
• Medir tráfico.
• Analizar rendimiento.
• Personalizar contenido.
• Mostrar publicidad.
• Limitar fraude.
• Conocer el origen de registros.
• Medir campañas.

Las cookies podrán ser:

• Necesarias.
• Funcionales.
• Analíticas.
• Publicitarias.

El usuario podrá administrar las cookies desde su navegador o mediante las herramientas de consentimiento disponibles. La desactivación de cookies necesarias puede impedir el funcionamiento de algunas características.

16. Derechos de los titulares

Los titulares podrán:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización.
3. Ser informados sobre el uso de sus datos.
4. Acceder gratuitamente a su información.
5. Revocar la autorización cuando proceda.
6. Solicitar la supresión de datos cuando proceda.
7. Presentar consultas o reclamos.
8. Solicitar revisión de una decisión relacionada con sus datos.
9. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite interno correspondiente.

La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, cuando sea necesaria para resolver una controversia o cuando su conservación esté permitida por la ley.

17. Procedimiento para consultas

Las consultas deberán contener:

• Nombre del titular.
• Identificación o información suficiente para verificar su identidad.
• Descripción de la información solicitada.
• Correo o dirección para recibir la respuesta.
• Serán atendidas dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco días hábiles adicionales.

18. Procedimiento para reclamos

Los reclamos de actualización, corrección, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deberán contener:

• Identificación del titular.
• Descripción clara de los hechos.
• Datos de contacto.
• Documentos o evidencias disponibles.
• Solicitud concreta.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará su corrección dentro de los cinco días siguientes. Si transcurren dos meses sin recibir la información solicitada, se entenderá que el titular desistió.

Una vez recibido el reclamo completo, podrá incorporarse la leyenda “reclamo en trámite” en los registros correspondientes.

El reclamo será atendido dentro de los quince días hábiles siguientes. Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar ocho días hábiles adicionales.

19. Conservación de la información

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para:

• Mantener la cuenta.
• Ejecutar los servicios.
• Gestionar convocatorias y rankings.
• Resolver reclamaciones.
• Cumplir obligaciones legales.
• Prevenir fraude.
• Conservar evidencia de autorizaciones.
• Cumplir obligaciones contables o contractuales.

Después de cumplida la finalidad, la información será eliminada, anonimizada o conservada únicamente cuando exista una justificación legal.

Las copias de seguridad podrán retener información temporalmente hasta completar sus ciclos normales de eliminación.

20. Seguridad

Núcleo Urbano aplicará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para proteger la información contra:

• Acceso no autorizado.
• Pérdida.
• Alteración.
• Uso indebido.
• Divulgación.
• Destrucción.
• Fraude.
• Suplantación.

Ningún sistema conectado a Internet puede considerarse completamente invulnerable. Por ello, el usuario también deberá proteger su contraseña, dispositivo y cuenta.

Cuando se detecte un incidente que represente un riesgo para los titulares, Núcleo Urbano adoptará las medidas de contención, investigación, corrección y comunicación exigidas por la ley.

21. Eliminación de cuenta

El usuario podrá solicitar el cierre de su cuenta.

El cierre puede implicar:

• Desactivación del perfil.
• Eliminación o anonimización de datos.
• Pérdida de acceso a publicaciones y funciones.
• Retiro de rankings activos, cuando corresponda.
• Conservación limitada de evidencias legales, registros de fraude, transacciones o reclamaciones.

Los contenidos que ya hayan sido compartidos legítimamente por terceros, incluidos enlaces, capturas, reposts o publicaciones de campañas oficiales, podrán no desaparecer de forma inmediata de canales externos. Núcleo Urbano atenderá las solicitudes razonables de retiro cuando tenga control sobre dichos canales.

22. Enlaces e integraciones de terceros

La plataforma puede incluir enlaces o integraciones con servicios externos.

El tratamiento realizado directamente por esos terceros estará sujeto a sus propias políticas. Núcleo Urbano no controla las prácticas de sitios externos, aunque procurará utilizar proveedores confiables.

23. Cambios en la política

Esta Política podrá actualizarse para reflejar cambios legales, técnicos u operativos.

Las modificaciones materiales serán comunicadas mediante aviso en la plataforma, correo electrónico u otro canal adecuado.

La fecha de actualización aparecerá al inicio del documento.

24. Vigencia

La presente Política entra en vigencia el 5 de febrero de 2026 y permanecerá aplicable mientras HitLive Healthy Business S.A.S. realice tratamiento de datos personales relacionado con Núcleo Urbano.